Der Herbst ist nicht nur eine Zeit, in der besonders viel geschäftlich gereist wird. In diesen Wochen starten mit dem sog. Hotel-RFP (request for proposal) üblicherweise auch die Verhandlungen der Hotelraten für das kommende Jahr. Wir sagen Ihnen, was zu beachten ist und wie Sie spätestens zum Jahreswechsel Ihren Mitarbeitern alle benötigten Hotelraten zur Verfügung stellen: Der optimale Hoteleinkauf für Unternehmen.
1. Wohin geht die Reise?
Das Portfolio an Hotels in Ihrem Reiseprogramm ist nur so gut wie Ihre Vorbereitung. Sammeln Sie Daten und Informationen aus dem Unternehmen und werten Sie aus, in welchen Orten welches Volumen warum anfällt. Berücksichtigen Sie hierbei auch Sondereffekte wie Tagungen und Projekte, die keine regelmäßige Nachfrage in den Destinationen darstellen. In diesem Schritt macht sich bereits einer der Vorteile bemerkbar, wenn Hotelbuchungen über einen bestimmten Weg getätigt werden.
2. Optimierung, wo sinnvoll und möglich
Wenn Sie die Zielorte kennen, können Sie im nächsten Schritt auswerten, welche Hotels genau gebucht wurden. So kann leicht festgestellt werden, ob z.B. in einem bestimmten Gebiet oder Stadtteil Übernachtungen auf weniger Hotels gebündelt werden können. Dabei sind vor allem die Entfernungen und die Hotelkategorien zu beachten. Insbesondere, wenn Sie Mitarbeiter im Unternehmen haben, die unterschiedliche Bedürfnisse und Berechtigungen bzgl. der Hotelstandards haben.
3. Was darf's denn sein?
Bevor Sie in Verhandlungen einsteigen, ist es ratsam, noch die Anforderungen Ihres Unternehmens zu formulieren und diese am besten in einem einheitlichen - wenn auch kurzen - Vertrag festzuhalten. Damit sind Ihre Anforderungen für das Hotel berechenbar und die Reisenden erhalten i.d.R. die Leistungen, die für sie wichtig sind. Hierzu gehört nicht nur, ob Raten WLAN, Parkplätze oder Frühstück beinhalten, sondern auch, welchen Buchungsweg sie verwenden.
4. Die Einkaufsliste zusammenstellen
Die Kandidaten für das Hotelprogramm stehen nun fest und es stellt sich die Frage, ob für alle Häuser individuelle Verträge notwendig sind. Grundsätzlich bestehen unterschiedliche Möglichkeiten, welche Raten genutzt werden können: öffentliche Raten (spotmarkt) inkl. spezieller Preise wie z.B. Business Tarife, Raten, die Ihr Reisebüro für seine Kunden verhandelt hat (consortia rates) oder eben individuell vereinbarte Firmenraten (corporate rates). Hier kommt Ihr Hoteleinkauf für Unternehmen ins Spiel.
Mit welcher Zahl von Hotels Sie am Ende selbst verhandeln, hängt von den zu erwartenden Übernachtungsvolumen in den betreffenden Hotels ab. Je nach Marktgegebenheit empfiehlt sich bereits ab 50-100 Übernachtungen ein Gespräch mit dem Hotel. Ab einer bestimmten Anzahl von Hotels, die verhandelt werden müssen, ist der Einsatz einer Software bzw. eines Dienstleisters zu empfehlen.
5. Verfügbarkeit
Bei der Zusammenstellung des Hotelprogramms wurde u.a. festgelegt, über welchen Weg die Hotels von Ihren Mitarbeitern gebucht werden sollen. Um sicher zu stellen, dass die Reisenden bzw. Buchenden auch Zugriff auf das mühsam erstellte Hotelportfolio haben, muss deren Verfügbarkeit in den von Ihnen gewählten Buchungssystemen geprüft werden. Sollten Sie wegen des hohen Verhandlungsvolumens einen Dienstleister hinzugezogen haben, übernimmt dieser meistens auch die Qualitätssicherung der Ratenladung.
6. Interne Kommunikation
Das beste Hotelprogramm ist nutzlos, wenn es in Ihrem Unternehmen nicht bekannt ist. Neben der Verankerung des Hotelprogramms in den Reiserichtlinien empfehlen sich daher unterschiedliche interne Kommunikationsmaßnahmen. Hier ist der Hoteleinkauf für Unternehmen gefragt: Reisende und Buchende sind dankbar für einfache und effiziente Buchungsprozesse, auf die Sie z.B. im Intranet oder per e-Mailings aufmerksam machen können. Unabhängig, ob es sich um ein reines Hotelbuchungstool oder ein integriertes Reisemanagementsystem handelt
7. Nach dem RFP ist vor dem RFP
Werten Sie in regelmäßigen Abständen (z.B. alle 3 Monate) die Hotelbuchen Ihres Unternehmens aus, um mögliche Abweichungen festzustellen und während des Jahres ggf. notwendige Anpassungen vornehmen zu können. Entsprechende Reportings sind über das Hotelbuchungssystem erhältlich. Hierdurch findet nicht nur eine kontinuierliche Optimierung statt, sondern die Vorbereitungsarbeiten bei der nächsten Verhandlungsrunde reduzieren sich deutlich.